Tu tiempo 100% eficiente ¿Cómo?
Se nos ha atragantado la palabrita, y es que hablar de “tiempo eficiente” lo hemos asociado a un factor de control, de sometimiento, de pérdida de libertad en la que de algún modo u otro nuestro cuerpo, por no decir nuestra alma, se resiste con todas sus ganas a sobrellevarlo. Pero este efecto, ¿por qué sucede? ¿Nos hemos planteado que nuestro horario trabaje en nuestro beneficio? ¡Uhm… esto sería una gran idea!
Tanto en el trabajo como fuera de él nos vemos sometidos al dichoso horario, pero muchas veces tenemos en la cabeza un sinfín de tareas pendientes de terminar, cosas que hemos apuntado que no conseguimos adelantar y en definitiva nos pasamos en el tiempo luchando contra nosotros mismos para que pasen rápido las horas, logrando un efecto de fracaso, dejadez o simplemente de saturación mental.
Veámoslo de este modo. Utilicemos el horario impuesto como tiempo productivo de gestión. Un tiempo que debemos de utilizar para “adelantar” todo aquello que tenemos en el día. ¡Muy bien! ¡Acabo de descubrir la pólvora!… pero ¿Cómo?
Lo primero que debemos realizar es una labor de segmentación de nuestras tareas, poniendo al principio todas aquellas que requieran la intervención de terceras personas (colaboradores, compañeros). ¿Y esto? Mientras emitimos una orden, debemos de conceder tiempo para que se ejecute y es tiempo que quedará libre para hacer otras tareas. Ponemos el motor en marcha, mientras tangencialmente seguimos con nuestro cometido.
A continuación, pon en la lista aquellas tareas que puedas sacar rápido de la gestión, llamadas, emails, aquella factura…, cosas rápidas que no requieran de más de 10 minutos para su ejecución. Esto te ayudará a quitar tareas de tu cabeza y te dará una sensación de objetivo cumplido.
Acto seguido pon aquellas tareas que, debido a su complejidad, requieran de más tiempo y concentración, y ejecútalas tras un breve descanso y pon el modo “no molestar”. Aquellas que solo dependan de ti y emitan una sensación de “trabajo terminado” desde la satisfacción.
Quedan aquellas más complejas que sabemos que no lograremos sacar en este día. Al final del mismo, planifícala bien, y debido a su complejidad intenta dividirla en tareas más pequeñas que puedas priorizar al día siguiente en tareas más simples. A veces, si dedicamos unos minutos a planificar una tarea compleja, es tiempo que hemos ganado, pues al trazar “hitos” descomponemos esa labor en tareas más fáciles.
¿Y las visitas?, son aquellas tareas que nos roban demasiado tiempo desplazándonos, esperando o socializando. Concéntralas en uno o dos días a la semana nada más. Concentra las visitas en rutas, de tal modo que, si tienes que salir a la calle que sea para realizar “barridos” de visitas, es tiempo ganado y te deja espacio disponible para el resto de tus tareas. Cumple tu agenda, sé puntual y no pierdas tiempo innecesario socializando demasiado.
¿Y cómo me motivo para lograrlo? Esa es la clave de todo líder, saber respetar el tiempo de tus tareas por encima de todo lo demás. Sabes que es un tiempo que dura equis horas, y que luego podrás conceder el resto del día a tus hobbies, familia, amigos, etc.
En el siguiente número hablaremos sobre los “sprints” y cómo gestionar tu disponibilidad.
¿Siguiente tarea?
Por Santy Abreu – Consultor de Innovación y Tecnología
